【加藤】上場へのクイックアクセス

 私の仕事柄、ワードやエクセル等のオフィスソフトを業務上使わない日はありません。

 上場準備に関わられている方々も、Ⅰの部やⅡの部等の申請書類、規程の策定・改訂準備、J-SOXの文書化、決算作業、事業報告・計算書類作成、監査調書作成、予実分析等をこれらのソフトを使用して日々奮闘されているのではないでしょうか。

 証券審査や取引所審査の局面ともなれば、8cmから12cm幅のハードファイルを何冊も作成して、提出することになります。

 時には何十ページに及ぶ資料を作成したり加工したりすることが求められますし、短期間のうちに指定されたフォーマット書類を一気に作成しなければならないことも上場準備の過程では少なくありません。

 また、Ⅰの部に掲載される財務諸表の注記資料の基礎データ作成や連結作業時には沢山のスプレッドシートに沢山の関数・数式・リンクを展開することも必要となります。

 ある意味、上場準備は書面(ファイル)の作成準備ととれなくもありません(勿論、形式面だけではなく実質面の準備がより重要であることは言うまでもありませんが)。

 そういった環境にいるせいか、オフィスソフトの使い方も、生活の知恵的にどんどん省力化・効率化を図るようにしています。例えばこんなショートカットキーはないのかな、ここをワンクリックで操作できないかなと思った際は、すぐに検索サイトで検索をかけます。すると、必ずといっていいほど欲しい情報が掲示されています(便利な世の中になったものです)。

 中でも特に効果を感じているのが「クイックアクセスツールバー」です。

ワード・エクセルでは画面の上の方の、「リボン」という箇所におそらく数百の機能が格納されていますが、それらの機能のうちよく使う機能はせいぜい3040程度です。そこでよく使用する機能のみ「クイックアクセスツールバー」に追加してワンクリックで使用できるようにしています。ちょっとした工夫ですが、この機能を使用すればいちいち「リボン」を紐解く必要がないので作業時間は大きく短縮できます。

 何十、何百とファイルを作成していかなければいけない上場準備作業の中ではこの時間短縮効果の積み上げは無視できないレベルにあると思います。

 この「クイックアクセスツールバー」の構成はインポートしたりエクスポートしたりして共有が図れるようになっています。上場準備プロジェクトにおいては、メンバー間で一度当該機能の利用状況を調査されてみてはいかがでしょうか。利用していない人がいたらこの機能をレクチャー・共有されるとプロジェクト自体の効率が上がると思います。

 実質的な上場準備自体に王道はないとは思いますが、膨大な量のファイルの作成時間を省力化・効率化することができれば、上場までの時間は少なからず短縮できるかも知れません。

 

加藤

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