【加藤】目で見るマニュアル

 世間では新型コロナウイルスのニュースが絶えず、未だ終息の見通しが立たない状況です。東京マラソンは一般参加が中止となりました。東証でも一般の方々を対象としたセミナー・イベント及び見学等は、しばらくの間、原則として中止、また、上場企業の決算手続き等に遅延が生じ、速やかに決算内容等を確定することが困難となった場合には、45日以内での開示に拘らない旨の配慮もプレスされています。

 この2020年の波乱の幕開けは、何とか東京五輪までには終息してほしいと願うばかりです。

 新型コロナの災いを少しでも避けるべく、一部の企業ではテレワークを推奨する企業が現れています。また、夏の東京五輪の時期は都内の混雑を見越して、期間限定でテレワークを実施する企業が相当数あるようです。

 このように最近ではIT、ICT、クラウド技術の進展により、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方が可能になりつつありますが、同時に、グループウェアやオンラインストレージサービス、チャットツール、勤怠管理システム、経費精算システム等様々なwebサービスを活用する機会が増えているのではないかと思います。

 これらのwebサービスには、従来のパッケージソフトとは異なる、特有のクセというかお作法があり、慣れればどのwebサービスでも応用が利き便利に使いこなせますが、慣れるまでには一定の習熟期間が求められます。

 昨今の情報システム部門では、矢継ぎ早にこれらのwebサービスを同時並行的に導入し、かつ、慣れないユーザー部門からの問い合わせが鳴りやまずに腐心されているケースも多いのではないでしょうか。サポートページを頼ろうにも海外発のwebサービスでは、FAQ等が英語であったり、直訳に近い日本語であったりして頼りにならないケースも散見されます。

 そのような状況の会社さんに私が最近アドバイスしている対処法として、「目で見るマニュアル」の作成があります。webサービスの場合は、マニュアルを読むよりもどんどん使って慣れてしまった方が早いので、習熟者の実際の使用画面の動きを録画して、それを動画ファイルとして共有しましょうという取り組みです。

 動画の作成方法はいくつかありますが、コストがかからず、最もお手軽な方法としては、Windows10パソコンの標準機能である録画機能(「Windowsキー」と「G」を同時にクリックすると立ち上がります)と、その録画データをYouTubeで限定公開する方法です。Windows10での当該機能はまだあまり知られていないようですが、簡単な操作なのでおすすめです。

 ご参考になるかわかりませんが、当社の最寄り駅から当社までの経路というお題で私のweb操作を録画した動画は以下のとおりです。

  http://bit.ly/2PkKi3d

 いずれにしてもWindows10パソコンをお使いの方は、インターネットを立ち上げた状態で「Windowsキー」と「G」を同時にクリックして、録画開始の●のボタンをクリックしてみられると「なりほど」と感じられると思います。いろいろと活用されてみてはいかがでしょうか。

 

加藤

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